Privacy beleid Stichting Recreatie Voorzieningen Enkhuizen

Voorwoord

Stichting Recreatie Voorzieningen Enkhuizen, hierna te noemen: de stichting, hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In dit Privacy beleid willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens.

Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. De stichting houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

– Uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in dit privacy beleid;
– Verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
– Vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
– Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
– Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
– Op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.

Als stichting zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van ons privacy beleid, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via de contactgegevens onder aan dit document.

Verwerking van persoonsgegevens van leveranciers

Persoonsgegevens van leveranciers worden door de stichting verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

– Administratieve doeleinden;
– Communicatie over de opdracht en/of uitnodigingen;
– Het uitvoering geven aan of het uitgeven van een opdracht.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

– De overeengekomen opdracht;

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan de stichting de volgende persoonsgegevens van u vragen:

– Voornaam;
– Tussenvoegsel;
– Achternaam;
– (Zakelijk) NAW gegevens;
– (Zakelijk) Telefoonnummer;
– (Zakelijk) E-mailadres;
– Geslacht;
– (Zakelijk) bankrekeningnummer;
– (Zakelijk) KvK;

Uw persoonsgegevens worden door de stichting opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:

– Gedurende de looptijd van de overeenkomst en daarna alleen in de financiële administratie voor maximaal 7 jaar.

Verwerking van persoonsgegevens van klanten

Persoonsgegevens van klanten worden door de stichting verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

– Optimale dienstverlening, zoals het informeren van klanten over leswijzigingen, activiteiten, het op de hoogte stellen van de vorderingen en het benaderen van klanten bij afwezigheid;
– Administratieve doeleinden;
– Het uitvoering geven aan het inschrijfformulier;
– Het geautomatiseerde leskaartsysteem;

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

– Het inschrijfformulier voor de diverse activiteiten;

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan de stichting de volgende persoonsgegevens van u vragen:

– Persoonsgegevens (NAW);
– Telefoonnummer;
– Geboortedatum;
– E-mailadres;
– Geslacht;
– School;
– Wel of niet eerder zwemles gehad;
– Medische gegevens (indien nodig);
– Alleen bij zwangere dames: huisarts, verloskundige, bevallingsdatum, wel of geenzwangerschapsgymnastiek, contactpersoon in geval van calamiteiten.

Toegang tot de gegevens

Alleen medewerkers van de stichting die administratief betrokken zijn bij het inschrijvingsproces mogen de gegevens verwerken. Verwerken houdt in; het vastleggen, bewaren, raadplegen, wijzigen, verzamelen, bij elkaar voegen, verstrekken en vernietigen van persoonsgegevens, al dan niet uitgevoerd via geautomatiseerde processen. Daarnaast hebben de zweminstructeurs en coördinator zwemzaken toegang tot informatie die voor het uitoefenen van hun functie noodzakelijk is. Allen hebben geheimhoudingsplicht.

Bewaartermijn

Uw persoonsgegevens worden door de stichting opgeslagen zolang dit nodig is voor het juist uitvoeren van de taken dan wel op grond van de wet is vereist.

Verwerking van persoonsgegevens van prospect, stakeholder- /lobbycontacten en/of geïnteresseerde

Persoonsgegevens van prospect, stakeholder-/lobbycontacten en/of geïnteresseerde worden door de stichting verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

– Informatieverstrekking in de vorm van gerichte contacten.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

– Mondelinge toestemming, afgifte visitekaartje en/of via koppeling op LinkedIn;

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan de stichting de volgende persoonsgegevens van u vragen:

– Voornaam;
– Tussenvoegsel;
– Achternaam;
– Telefoonnummer;
– E-mailadres.

Uw persoonsgegevens worden door de stichting opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:

– Gedurende de periode dat men gezien wordt als een prospect, stakeholder-/lobbycontacten en/of geïnteresseerde.

Verwerking van persoonsgegevens van medewerkers

Persoonsgegevens van medewerkers worden door de stichting verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

– Uitvoering geven aan de arbeidsovereenkomst.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

– De arbeidsovereenkomst;

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan de stichting de volgende persoonsgegevens van u vragen:

– Voornaam;
– Tussenvoegsel;
– Achternaam;
– Telefoonnummer;
– E-mailadres;
– Geboortedatum;
– Salarisgegevens;
– Kopie ID;
– BSN-nummer;
– Bankgegevens.

Uw persoonsgegevens worden door de stichting opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:

– Gedurende de periode dat men een contract heeft en daarna alleen in de financiële administratie voor maximaal 7 jaar.

Verstrekking aan derden

De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

Zo maken wij gebruik van een derde partij voor:

– Het verzorgen van de website www.zwembadenkhuizen.nl;
– Het verzorgen van het netwerksyteem binnen de stichting;
– Het verzorgen van het score module systeem;
– Het verzorgen van de (financiële) personeelsadministratie;

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen. Verder zullen wij de door uw verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven. Een ander voorbeeld is uw vitaal belang. Hierbij kunt u denken aan een dringende medische noodzaak. Als u bijvoorbeeld buiten bewustzijn bent, kunt u geen toestemming geven. Dan mogen uw persoonsgegevens zonder uw toestemming aan een arts doorgegeven worden. Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier schriftelijk toestemming voor geeft.

Binnen de EU

Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU.

Minderjarigen

Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jongen dan 16 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger.

Bewaartermijn

Uw persoonsgegevens worden door de stichting opgeslagen zolang dit nodig is voor het juist uitvoeren van de taken dan wel op grond van de wet is vereist.

Beveiliging

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen;

– Alle personen die namens de stichting van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
– We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
– Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technischeincidenten;
– We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen;
– Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.
– De gegevens worden in een beveiligde omgeving opgeslagen zo wel digitaal als fysiek.

Gebruik wifinetwerk en bezoek website www.zwembadenkhuizen.nl

Tijdens een bezoek aan onze stichting, kan gratis gebruik worden gemaakt van het wifinetwerk door te liken op onze website. We hebben ter bescherming van verlies en andere vormen van onrechtmatige verwerking van je persoonsgegevens (e-mailadres) passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen genomen. De stichting maakt op de website gebruik van tracking cookies (google analytics). Op deze manier krijgt de stichting inzage in het bezoekersgedrag op de website. Een voorbeeld is hoe vaak de website wordt bezocht en op welke pagina het meest wordt geklikt. Voor het plaatsen van deze cookies hoeft geen toestemming te worden gevraagd aan de bezoeker. Op de website kunt u worden doorgelinkt naar de scoremodule van VConsyst, hier heeft de stichting geen affiniteit mee.

Sociale media

De stichting maakt gebruik van sociale media om de klant op de hoogte te stellen van gewijzigde openstellingstijden, acties en andere gerelateerde informatie. Aan het gebruik van sociale media zijn geen voorwaarden vanuit de stichting verbonden. De klant gaat akkoord met de voorwaarden van het sociale media platform.

Privacy met betrekking tot media (foto en videomateriaal) opgenomen in en rondom de accommodatie

– Media (foto/video) door de stichting:
De stichting maakt steeds meer gebruik van de website als communicatiemiddel en voor publicatie van foto’s. De website en onze sociale media-pagina’s zijn algemeen toegankelijke media, waar informatie vrij vanaf gehaald kan worden.
Mocht u bezwaar hebben tegen het gebruik van uw beeltenis op de website, en/of sociale media en het gebruik van uw beeltenis op film voor opnames door externe instanties/partners, dan kunt u dit bij onze receptie kenbaar maken.
– Media (foto/video) door bezoekers:
De prestaties van kinderen worden door ouders vaak vastgelegd op foto of filmbeelden. Vervolgens worden deze soms op sociale media, zoals facebook, geplaatst.
Zolang alleen uw eigen kind te zien is op deze opnames is dat natuurlijk geen probleem. Maar het komt voor dat op deze foto’s ook andere kinderen of volwassenen zijn vastgelegd, die dat liever niet hebben. Wij krijgen signalen dat mensen dit soms vervelend vinden. Niet iedereen wil zichzelf of zijn kind terugvinden op internet.
Om die reden willen we een gedragsregel introduceren: foto’s en video’s maken mag. Het verspreiden hiervan op internet mag echter niet zonder uitdrukkelijke toestemming van de personen die te zien of te horen zijn op de betreffende opname. In het geval van minderjarigen niet zonder toestemming van de ouders/wettelijk vertegenwoordiger. Wij gaan er vanuit dat een ieder zich aan deze gedragsregel conformeert.

Cameratoezicht

Binnen de stichting wordt geen gebruik gemaakt van cameratoezicht.

Rechten omtrent uw gegevens

U heeft recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegeven welke wij van u ontvangen hebben. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.

Mogen wij uw persoonsgegevens verwerken op basis van een door u gegeven toestemming hiertoe, dan heeft u altijd het recht deze toestemming in te trekken.

Verantwoordelijkheid

Het bestuur van de stichting wijst binnen de stichting een verantwoordelijke aan voor het op correcte wijze verwerken van persoonsinformatie. Een tweede taak van de verantwoordelijke is het optreden als contact persoon van de Autoriteit Persoonsgegevens.
Als persoonsgegevens in handen vallen van niet-geautoriseerde personen is er sprake van een datalek. Wanneer een datalek heeft plaatsgevonden, meldt de verantwoordelijke van de stichting dit binnen 72 uur, nadat er kennis van de inbreuk is vernomen, aan de Autoriteit Persoonsgegevens. Indien de inbreuk een verhoogd risico voor de betrokkenen (of ouder/voogd bij een minderjarige) met zich meebrengt, zal de stichting dit melden aan de betrokkenen (of ouder/voogd bij een minderjarige).

Klachten

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. Komen wij er samen met u niet uit dan vinden wij dit natuurlijk erg vervelend. U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.

Diversen

Dit privacy beleid ligt ter inzage bij de receptie van de stichting en is digitaal in te zien op de website van de stichting. De stichting behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in dit privacy beleid.

Vragen

Als u naar aanleiding van ons Privacy beleid nog vragen of opmerkingen heeft neem dan contact met ons op!

Contactgegevens

Stichting Recreatie Voorzieningen Enkhuizen
Kooizandweg 12
1601 LK Enkhuizen
telefoonnummer: 0228-323173

Dit privacy beleid is vastgesteld door het bestuur van de stichting op 13 juni 2018.

Download als PDF